“¡Simplifique!”
Consejo de un cacique del Amazonas
“No menosprecien la simplicidad con que voy a hablarles.
La verdad es siempre simple”
George S. Clason
Todas las empresas del mundo, con o sin ánimo de lucro, de cualquier tamaño, de cualquier sector, de la era antigua o tecnológica, no son otra cosa que un conglomerado de elementos organizados con el propósito de producir riqueza.
¿Cuáles son estos elementos?, es la primera pregunta que se desprende de esta definición; ¿qué significa producir riqueza?, la segunda.
Dibujando una empresa por dentro
Los elementos comunes a todas las empresas son los egresos y los ingresos.
No es imaginable una empresa que opere sin generar egresos. Por el solo hecho de existir hay que pagar arrendamiento, servicios públicos, impuestos, trabajadores, transporte…
Y para tener con qué pagarlos se requieren ingresos, que salen de la venta de productos o servicios, de aportes de los dueños, de préstamos, de donaciones… de alguna parte.
Todo lo que sucede entonces dentro de una empresa se puede explicar a partir de la relación entre los ingresos y los egresos, las dos piezas que conforman el mecanismo interno de las empresas, su columna vertebral, relación que determina si la empresa está construyendo o destruyendo riqueza.
Generadores de ingresos y de egresos
¿Quiénes generan los egresos y los ingresos?
Los generan seis grupos, que llamamos públicos, y tres facilidades, es decir, nueve elementos
¿A qué llamamos públicos? A los grupos de personas que llegan a la empresa buscando un beneficio económico. Son los siguientes:
Los clientes
Los socios
El Estado
Los acreedores financieros
Los proveedores
Los trabajadores
¿A qué llamamos facilidades? A las ayudas que requieren las empresas para funcionar. Son tres:
Logística
Infraestructura
Tecnología
Nótese que solamente el público de los clientes genera ingresos, los demás, así como las facilidades, generan egresos.
Relación de la empresa con sus públicos
“En toda empresa se vive una batalla a veces silenciosa y muchas veces sangrienta en pos de la riqueza que produce”
Proverbio Senegalés
Con los clientes
Los clientes llegan a la empresa atraídos por sus productos o servicios. Están dispuestos a deshacerse de su dinero a cambio de adquirirlos si los encuentran atractivos. Si ello no sucede, buscan otro proveedor.
En los bolsillos de los clientes se encuentra el dinero que la empresa necesita para existir.
Los egresos de los clientes son los ingresos de la empresa. Los registra en su contabilidad como facturación en el momento que sucede la transacción, con el documento que se llama factura de venta, y luego como ingresos operacionales, con el documento que se llama recibo de caja, cuando se recauda el dinero. La facturación pertenece al estado de resultados, los ingresos operacionales al flujo de caja.
Con los socios
Los socios le aportan capital a la empresa siempre que se cumplan dos condiciones: rendimientos atractivos para su inversión y la seguridad de que no van a perderla.
Los aportes de los socios se registran en la cuenta del patrimonio de la empresa que se llama capital pagado.
En todo momento la empresa tiene en su patrimonio una porción del patrimonio de sus socios. Dispone de él temporalmente, pero en algún momento tendrá que devolverlo. No le pertenece. Es una cuenta por pagar.
El público de los socios le genera a la empresa egresos en forma de dividendos o repartición de utilidades.
Con el Estado
El público del Estado llega a las empresas atraído por los tributos, las contribuciones, intereses de mora, sanciones, etc., que está obligada a pagarle a cambio de que el Estado le garantice un entorno apropiado para competir: vías de comunicación, seguridad, servicios públicos, salud, educación para sus trabajadores…
En todo momento, la empresa tiene en su patrimonio una porción del patrimonio del Estado, que se registra en el pasivo bajo la cuenta impuestos por pagar. Dispone de él temporalmente, con la responsabilidad perentoria de devolvérselo en la fecha que corresponda. De no hacerlo, deberá pagar intereses y sanciones y en ocasiones enfrentar procesos penales.
Con los acreedores financieros
Este público llega a la empresa con una óptica similar a la de los socios: altos rendimientos y bajo riesgo. Le genera a la empresa egresos por concepto de intereses corrientes y de mora, y abonos a la deuda.
La empresa puede disponer temporalmente de estos recursos, pero con el compromiso de devolverlos de una vez o por cuotas, aumentados de los intereses corrientes o de mora. Mientras está en sus arcas, se registran en el pasivo del balance como cuentas por pagar.
Los ingresos de los acreedores financieros son egresos de la empresa.
Con los proveedores
Los proveedores obtienen de la empresa ingresos a cambio de los productos o servicios que le suministran, lo cual sucederá si encuentran atractivos los precios y el plazo en el cual la empresa se compromete a pagarlos.
En todo momento la empresa tiene en sus arcas una porción de los recursos de sus proveedores, que registra en su balance como cuentas por pagar. Puede disponer de estos recursos temporalmente pero deberá devolvérselos a sus dueños en las fechas convenidas, de lo contrario, estará expuesta a que le suspendan el suministro o a que la persigan jurídicamente.
Los ingresos de los proveedores son egresos de la empresa.
Con los trabajadores
¿Qué busca el público de los trabajadores en una empresa? Remuneración acorde con sus expectativas y con la realidad del mercado, seguridad para construir un futuro para ellos y sus familias y unas condiciones de trabajo dignas. ¿Y qué entregan a cambio? Su mano de obra. La empresa, por su parte, los contratará si encuentra una relación favorable entre lo que les paga y lo que recibe a cambio.
Los trabajadores le generan a la empresa egresos directos por salarios, prestaciones sociales, salud y seguridad social, e indirectos por concepto de sitio de trabajo (infraestructura), elementos para realizar su trabajo (logística y tecnología).
En todo momento, la empresa tiene en sus arcas una porción del dinero que se ganaron los trabajadores, y los registra en su contabilidad bajo la cuenta pasivos laborales. Puede conservarla temporalmente pero deberá devolvérsela a sus dueños en la próxima quincena o cuando finalice el contrato
Los ingresos de los trabajadores son egresos de la empresa.
Empresa y facilidades
“Cómo y con qué instrumentos se hacen las cosas. He ahí la definición de facilidades”
Comentario de un observador desprevenido
Logística
La logística responde las preguntas cómo hacerlo en menos tiempo, con menos esfuerzo y con menos dinero.
Logística y eficiencia son conceptos similares. Consisten en encontrar un método para hacer más con menos, en hallar el camino más breve, menos esforzado y más económico entre dos puntos, en este caso entre lo que les prometemos a los clientes y lo que les entregamos.
Esta facilidad genera egresos, muchos egresos, con un impacto capital en la liquidez de las empresas, para bien o para mal.
Sorprende que la logística no aparezca en ningún renglón de los estados financieros convencionales. Como si no existiera. Como si fuera un fantasma que deambula por aquí y por allá.
Infraestructura
Clasificamos bajo este concepto los egresos generados por el espacio físico donde sucede la actividad empresarial, tales como arrendamientos convencionales y financieros (capital e intereses de leasings), seguros, servicios públicos, mantenimiento y aseo, remodelaciones, adecuaciones, impuestos prediales y similares, seguridad y vigilancia…
Tecnología
Incluye los egresos que generan el conocimiento y los equipos que se requieren para producir los productos o servicios que fabrica y vende la empresa, entre ellos arrendamiento de equipos (capital e intereses de leasings), franquicias, know how, seguros, mantenimiento, aseo, seguridad…
Otras definiciones de empresa
“La palabra empresa proviene del latín emprenderé que significa iniciar una actividad arriesgada”
Lo dice el diccionario
De lo dicho pueden desprenderse otras definiciones de empresa:
Toda empresa es un conglomerado de cinco patrimonios ajenos y uno propio
Cinco de los seis públicos con los cuales se relacionan las empresas le aportan a sus arcas una porción de sus recursos. La empresa es la administradora temporal de ellos pero no su dueña. Está obligada a devolverlos en unas fechas determinadas. La suma de estos cinco recursos forma a masa económica con la cual funciona, también llamado capital de trabajo.
El único patrimonio propio de la empresa, creado por su operación, es la diferencia entre sus ingresos y sus egresos, acumulada en el transcurso de su existencia.
Toda empresa es un endemoniado mecanismo de transferencia de recursos
Un día el gerente paga nómina (pasivos laborales) con el dinero del Estado (impuestos por pagar), o viceversa. Lo mismo puede hacer otro día con el aporte de los socios (capital suscrito) o con un préstamo bancario (obligaciones por pagar).
El gerente es una especie de prestidigitador obligado a satisfacer las exigencias de todos los públicos dependiendo de la urgencia de cada día, sin que le preocupe a quién le pertenecen los recursos.
Mientras los satisfaga a todos el juego continuará, pero si en algún momento sacrifica los intereses de unos por satisfacer los de otros, se rompe la armonía y los públicos afectados harán valer sus derechos. Se llama iliquidez. Es el comienzo de la crisis…
Qué significa producir riqueza
“Los relojeros nunca perdemos de vista que los relojes sirven
para medir el tiempo”
Un relojero desprevenido
Las empresas son los mecanismos que inventó el ser humano hace poco (apenas en el siglo 20) para producir riqueza, de la misma manera que inventó los relojes para medir el tiempo. Un reloj que no cumpla su función no puede llamarse tal. Será un adorno o un estorbo, pero no un reloj. Igual puede predicarse de las empresas que dejan de producir riqueza o que nunca la han producido. Podrán ser otras cosas, lo que usted quiera, pero no empresas.
Este concepto simple pero trascendental es la primera lección que deben aprender los gerentes. La primera y la más importante. Si es la única lección que aprenden puede resultarles suficiente para que su trabajo sea exitoso.
¿Cuánta riqueza ha producido una empresa en toda su historia?
Simule vender todos los activos y con el dinero obtenido simule pagar todos los pasivos. El dinero que les queda a los dueños después de este ejercicio es la riqueza que la empresa acumuló a lo largo de su existencia.
Si no les queda nada y al contrario quedan obligaciones sin pagar, ese valor insoluto es igual a la pobreza acumulada por la empresa desde que se creó.
Significa lo dicho que la riqueza o la pobreza producida por la empresa es igual a la diferencia entre los activos valorados a precios de mercado (lo que pagarían por ellos) y la totalidad de los pasivos, es decir, es igual al patrimonio depurado.
Note que riqueza es una relación entre lo que tiene la empresa (activos depurados) y lo que debe (pasivos). No solamente lo que tiene.
¿Cómo se mide la riqueza que produce la operación de una empresa?
Es otra relación entre dos variables: la diferencia entre los ingresos de la operación (excluyendo préstamos) y los egresos totales (incluyendo intereses por préstamos y abonos a capital). Esta diferencia se va acumulando.
¿Qué son ingresos de la operación?
Son los dineros que recauda la empresa por la venta de sus productos o servicios. No les sumamos a estos ingresos recursos provenientes de préstamos o de cualquier otra fuente porque lo que buscamos es medir la riqueza que arroja la operación.
Los ingresos de la operación se registran en el documento recibo de caja, no en el documento factura de venta, porque es claro que una cosa es facturar y otra recaudar.
Las facturas de venta se acumulan en el estado de resultados, los recibos de caja en el flujo de caja de la operación.
¿Qué son los egresos totales?
Son los dineros con que la empresa paga todas sus cuentas. Incluimos en ellos los pagos totales o parciales de los préstamos así como los intereses que generan. Lo hacemos así para comprobar que los ingresos de la operación alcanzan a cubrir todos los compromisos, sin excepción, porque si ello no sucede, el endeudamiento crecerá y la empresa se encaminará, a mayor o menor velocidad, hacia su desaparición.
Otro ejercicio que puede hacerse es excluir de los egresos totales los que provienen de pago de intereses y abonos al endeudamiento. Quedan entonces solamente los egresos de la operación. Si se comparan con los ingresos también de la operación como se definieron arriba y esta diferencia es deficitaria y no se ve cómo volverla superavitaria, estamos frente a una empresa inviable.
Una empresa inviable es aquella que no es capaz de pagar los egresos de la operación con los ingresos de la operación. Se impone liquidarla a la mayor brevedad.
Es fácil concluir que los ingresos de la operación no son riqueza: muchas empresas generan ingresos cuantiosos y están en bancarrota.
Tampoco es riqueza el nivel de egresos totales: muchas empresas cargan con egresos muy cuantiosas y están prósperas.
Riqueza es una relación: la diferencia acumulada entre las dos cifras, los ingresos de la operación y los egresos totales.
Si la operación de una empresa produce riqueza en un periodo o en varios, y en otro u otros produce pobreza, y el acumulado arroja una cifra positiva, la empresa va bien. Pero si el acumulado arroja una cifra negativa, la empresa va mal. La decisiva no es la cifra que arroje un periodo sino la acumulada.
Postulado fundamental de la Crisisología
A partir de estas consideraciones, formulamos el postulado fundamental de la Crisisología:
La verdad verdadera de la salud económica de una empresa se refleja en la diferencia acumulada entre los ingresos de la operación y los egresos totales, es decir, en su capacidad para generar riqueza.
¿Cómo se llama la herramienta que mide la riqueza que está construyendo o destruyendo la operación de una empresa? Se llama flujo de caja de la operación.
Con esta herramienta se determina si la empresa va bien o mal y se sabe qué decisiones tomar en uno y otro caso.
¿Qué pasa cuando la operación de una empresa está construyendo riqueza?
El transcurso del tiempo es su principal aliado. Cada mes, cada año su situación será mejor.
¿A dónde va a parar el superávit acumulado del flujo de caja de la operación? Al patrimonio, aumentándolo. El superávit se registra en disponible o inversiones, que son cuentas del activo y que impactan positivamente el patrimonio. O se destina a pagar deudas, lo que también impacta positivamente el patrimonio. O sea que el superávit acumulado es el alimentador del patrimonio, que es, como vimos, donde se refleja la riqueza histórica de una empresa.
Cuando una empresa se encuentra en esta etapa productiva de su ciclo de vida, generando riqueza de manera sostenida, irradia felicidad sobre todos los públicos:
Son felices los clientes porque reciben sin demora buenos productos o servicios, a precios competitivos debido a que la empresa dispone de recursos para comprar materias primas e insumos de calidad, a precios y plazos favorables, y con descuentos financieros.
A los socios les llegan puntualmente sus dividendos. Al Estado los impuestos. Es un sujeto de crédito atractivo para el sector financiero y para los proveedores. Los trabajadores quieren permanecer allí porque los salarios y prestaciones se pagan bien y a tiempo.
La empresa puede disponer de facilidades para competir en superioridad de condiciones: la mejor logística, infraestructura apropiada y tecnología de punta.
Una empresa líquida es fácil de conducir. Dispone de recursos para innovar. Para crecer. Para invertir. Las preocupaciones del gerente son tres:
1. Mantener a raya los egresos totales, lo cual solo puede lograrlo si los está midiendo todo el tiempo y los mantiene controlados bajo el criterio de la mayor austeridad.
2. Impedir que se marchiten los egresos de la operación, lo cual solo puede lograrlo si los está midiendo todo el tiempo. Es una estrategia de imaginación.
3. Encontrar la manera de crear más riqueza a partir de la que produce la operación. Es la estrategia de un inversionista.
Por lo dicho es fácil concluir que riqueza, solvencia, liquidez, prosperidad, abundancia y superávit acumulado significan lo mismo.
Qué pasa cuando la operación de una empresa está destruyendo riqueza?
Pierde su razón de ser, su naturaleza, se convierte en otra cosa, como cuando un reloj que deja de medir el tiempo. Cuando esto sucede, el transcurso del tiempo se convierte en su principal enemigo. Cada día la situación es peor. Crecerá el endeudamiento. Más temprano que tarde ingresará al vía crisis o tobogán de la crisis.
¿A dónde va a parar el déficit acumulado del flujo de caja de la operación, es decir, la riqueza destruida? Al patrimonio, reduciéndolo. A la empresa no le alcanzan los recursos para pagar oportunamente todas sus cuentas. Algunas quedarán en mora, por lo tanto crecerá el endeudamiento.
Cuando una empresa se encuentra en esta etapa destructiva de su ciclo de vida, irradia infelicidad y desconfianza sobre todos los públicos:
Los clientes dudan de que la empresa les entregue a tiempo sus productos y servicios y con las especificaciones convenidas, porque saben que, como consecuencia de la iliquidez, los proveedores de materias primas e insumos les demoran o suspenden sus despachos. La iliquidez afecta el margen, porque la empresa se ve obligada a comprar en cantidades pequeñas, a proveedores de inferior calidad, a los plazos más amplios posibles, a precios por encima de sus competidores y en ocasiones pagando intereses de mora.
Los socios no reciben sus dividendos o los reciben tarde. El Estado debe adelantar acciones jurídicas para lograr que le pague los impuestos. Los acreedores financieros también la persiguen jurídicamente y la reportan a las centrales de riesgo. Los proveedores prefieren no atenderla porque desconfían de sus pagos. Los trabajadores permanecen allí solamente si no encuentran para dónde irse, lo cual significa que se van quedando los menos eficientes.
La iliquidez de una empresa se refleja en el deterioro que muestran sus instalaciones y en su logística y tecnología obsoletas. Es tan difícil para una empresa esconder su iliquidez como para un enfermo esconder sus quebrantos.
Una empresa ilíquida es difícil de conducir. Carece de recursos para innovar. Para crecer. Para invertir. El gerente está todo el tiempo consiguiendo créditos para operar, es decir, endeudándose cada vez más. La pregunta con la que despierta cada mañana es cómo haré hoy para pagar las cuentas. Sus desafíos son dos:
1. Reducir los egresos totales.
2. Aumentar los ingresos de la operación. Pero para lograrlo se topará con varias restricciones, una de ellas que para aumentar los ingresos (recaudos) debe primero aumentar la facturación, casi siempre a crédito, para lo cual necesita precisamente lo que no tiene: capital de trabajo.
Nótese que pobreza, insolvencia, iliquidez, endeudamiento, escasez y déficit significan lo mismo.
Por lo dicho, podemos re expresar el postulado fundamental de la Crisisología de esta manera:
El flujo de caja acumulado de la operación de una empresa tiene que ser superavitario. La diferencia entre los ingresos de la operación y los egresos totales tiene que ser positiva, es decir, la empresa tiene que generar riqueza de manera sostenida.
Si ello no sucede, la empresa empieza a transitar el camino tormentoso y doloroso que llamamos vía crisis o tobogán de la crisis, que la conducirá inexorablemente hacia su desaparición, a menos que el gerente tome a tiempo las decisiones de fondo que se requieren para reinventarla, esto es, para cambiarle el rumbo, de tal manera que vuelva a generar riqueza.
Este no es un propósito, ni una teoría, ni la decisión de los órganos de dirección, ni un presupuesto. Es un axioma. Una condición de supervivencia.
El esqueleto de una empresa
Dibujamos arriba la columna vertebral de una empresa, conformada por sus dos elementos esenciales, ingresos y egresos. Luego describimos los generadores de cada uno. Dibujemos ahora el esqueleto completo:
La empresa en relación con el entorno
Las empresas no están solas en el mundo. Se desempeñan en un entorno. ¿Qué hay en él? Allí está todo el mundo y están todas las cosas:
Están los clientes (la demanda), que son los dueños del dinero que requiere la empresa para generar riqueza (los generadores de ingresos).
Está la competencia (la oferta): otras empresas que buscan apropiarse del dinero de los clientes para generar su propia riqueza.
Está la tecnología: desarrollos cada vez más avanzados para producir productos o servicios.
Y están las reglas del juego: restricciones de todo tipo que buscan una competencia ordenada, leal y civilizada.
Pero además, lo que funcionaba ayer puede que hoy no, porque el transcurso del tiempo transforma todo, tanto la empresa como el entorno. Esa es la razón por el cual incluimos este elemento en el dibujo de una empresa.
Y las empresas tienen un gobierno institucional, una asamblea (en algunas formas jurídicas junta de socios), una junta directiva y un Dibujamos este gobierno por fuera de las cuatro paredes de la empresa porque entendemos que su responsabilidad primaria consiste en velar por la generación de riqueza de la empresa y ello depende, no solo de un manejo austero de la empresa por dentro, sino de su capacidad para interpretar y responder con eficacia y prontitud frente a los desafíos que plantea el entorno.
Dibujo final de la empresa
Dibujamos la empresa por dentro y vimos los elementos que habitan el entorno y sabemos que todo ello cambia con el transcurso del tiempo. Ya podemos entonces hacer el dibujo final de una empresa.
Dibujo simplificado de una empresa
¿Cuáles son los elementos comunes a todas las empresas del mundo? ¿Cómo puede simplificarse el dibujo que acabamos de construir?
Por definición, los públicos son personas: los clientes, los socios, el Estado, los proveedores y los acreedores financieros se encarnan en personas comunes y corrientes. No se negocia con instituciones sino con personas de carne y hueso que representan esas instituciones.
¿Y qué se advierte con las facilidades? Veamos: la logística se relaciona con tiempo y esfuerzo o energía, que se concreta en economía de recursos, que se miden en dinero. Y la infraestructura y la tecnología que se requieren para operar se adquieren con dinero.
Si, por otra parte, miramos el entorno, encontramos que los competidores son también personas o instituciones representadas por personas. Las reglas del juego se refieren a procedimientos sobre la forma como se tienen que hacer las cosas, es decir, a logística.
Y todo este entramado va cambiando con el tiempo.
Se puede concluir entonces, en una mirada transversal, que todas las empresas son esencialmente tres cosas: personas, dinero (como recurso o como punto de llegada) y logística (tiempo y energía). Por lo tanto podemos dibujar la empresa, de manera simplificada, como un triángulo:
Esta simplificación del dibujo resulta útil, entre otras cosas, para definir las habilidades que marcan la diferencia entre los gerentes eficientes e ineficientes.
Salta a la vista que todo gerente tiene que ser un experto en comportamiento humano, un conductor de personas, porque su trabajo consiste en construir riqueza a través de otros, no por su trabajo. Requiere habilidad para que quienes están bajo su mando o quienes se relacionen con él se armonicen espontáneamente con sus propósitos. Su personalidad tiene que ser atractiva, empática. Que no produzca indisposición sino predisposición. Tiene que ser líder, no capataz, tener seguidores, no subordinados. Su autoridad debe emanar de su persona, no de su cargo. Su discurso tiene que ser eficaz, convincente, firme.
En segundo lugar, tiene que ser un experto en simplificación de procesos y procedimientos, esto es, en logística. Hábil para encontrar caminos expeditos. Capaz de simplificar. Ordenado mentalmente.
En tercer lugar, tiene que ser hábil manejando recursos. Alerta a cada egreso. Sobrio. Responsable. Capaz de identificar oportunidades para generar ingresos. Imaginativo. Innovador. Con una buena relación con el riesgo.
Y todo ello lo tiene que conjugarse para producir abundante riqueza, para lo cual nunca puede perder de vista el flujo de caja de la operación, como se definió a lo largo de este texto.
La verdad nunca habia leiodo una definicion tan practica para la empresa, con un enfoque tan sencillo y real, el cual ofrece una excelente hoja de ruta para planear una organización, desde la mas sencilla hasta la mas compleja. José Antonio